前回のエントリーでは、プロジェクトマネジメントがなんぞやという話と、プロジェクト定義書の作成について解説した。
プロジェクト定義書はプロジェクトの全体像を、背景を含めて文書化したものであった。
今回のエントリーはプロジェクトを実際に動かす上で必要不可欠な、タスクリストとスケジュールの作成についてフォーカスしてみたい。
とは言うものの、長くなったので2回に分けて解説する。
2. プロジェクト計画
プロジェクトの全体像をプロジェクト定義書に落とし込んだら、次はプロジェクト計画の作成だ。
計画とは何だろうか？
プロジェクトマネジメントの世界で使われる計画という言葉は、最小単位に細分化された一つ一つのタスクとそれらのタスクをスケジュールに落とし込んだ資料を意味する。
言うまでもないことではあるけれど、最小単位のタスクとは言っても「右手を前方へ15cm動して、次にレバーをONにする」というレベルの話ではない。
なんらかのアウトプット(成果物)を出すための、一連の作業という定義が一番しっくりくるだろう。
一つ一つのタスクには何らかの文書やメモなどのアウトプットが伴うか、例えば合意を形成する、承認を得る、などの状態変化を伴う。
プロジェクト計画を二つのフェーズに分けるとすれば、タスクの洗い出しフェーズと、タスクをスケジュール化するフェーズに分かれる。
これら二つのフェーズについては次回のエントリーで細かく見てみよう。
プロジェクトを計画した結果、通常はタスク表(若しくはWBSと呼ばれるリスト)とガントチャートの二つの資料がアウトプットとして作成される。
タスク表
小項目のタスクを全て完了することが、一次上の中項目の必要条件であり、中項目のタスクを全て完了することが、さらに一次上の大項目の必要条件となっているのが普通である。
そして、大項目が全て満たされると、目標が完了するという構成を持っている。
この構造全体をさして、WBS(Work Breakdown Structure)とも呼ばれる。
タスクとタスクの間には依存関係を持つものもあり、依存関係はタスク表上で明示的に表記される。
ガントチャート
ガントチャートは横軸に日時をとり、それぞれのタスクの実行スケジュールと工数を矢印で表現したスケジュール表だ。
横軸の矢印の長さは工数の長さを示している。
Microsoft Projectなどのアプリケーションを使用すると、自動的にタスク間の依存関係を調整してスケジュールを引いてくれるので便利だ。
なぜプロジェクト計画を立てるのか
プロジェクトにおいて最も重要なのは、プロジェクト完了日までに目標を達成することだ。
とは言うものの、全てのタスクが完璧にスケジュール通りに運ぶプロジェクトはほとんどお目にかかることはない。
そんなプロジェクトがあるとすれば、必要以上に完了日に余裕があるプロジェクトだったのだろう。
それでも精緻にタスクを洗い出して緻密なスケジュールを組むのは、ある一連のタスクの納期が遅延した時に、それがどれだけプロジェクト全体にインパクトを及ぼすのかを知ることができるからだ。
ガントチャートによって見える化していれば、そのタスクの遅延がそもそもプロジェクト全体の遅延を引き起こすのか否かを知ることができる。
もしも遅延しているタスクがクリティカルパス(複数同時進行している一連のタスク群の中で最も時間がかかる一連のタスク群)であった場合、タスクの遅延がダイレクトにプロジェクトの遅延になるが、クリティカルパスと関係ないタスクであれば全く影響を及ぼさないこともありえる。
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